個人情報取り扱いガイドライン
１ 基本理念
茨城大学文理・人文学部同窓会は、同窓生からご提供いただいた個人情報を適切かつ慎重に管理いたします。また、同情報の紛失、改ざん、漏洩などに対しては適切な予防措置をとり、万が一の場合においては、可能な限り速やかな対策を講じます。
２ 個人情報の定義
個人情報とは、個人を識別できる情報で、氏名、住所、電話番号、メールアドレス、勤務先名、勤務先電話番号等の情報を指します。なお、これらの情報のみでは識別できなくとも、複数の情報を組み合わせることにより個人を識別できる情報を含みます。
３ 個人情報の利用目的
本同窓会では、保有する同窓生の個人情報は、次の業務を遂行するために利用するものとし、その目的以外の用途には利用いたしません。
① 同窓会名簿の作成、本人の掲載承諾の表示及び配布。
② 同窓会報の送付。
③ 茨城大学並びに本同窓会からの事務連絡および各種文書の送付。
④ 茨城大学並びに本同窓会が主催する行事の運営管理、事務連絡および各種文書の送付。
⑤ 茨城大学同窓会連合会からの各種文書の送付。
⑥ その他、本同窓会運営に関する業務。
４ 業務を委託する場合に関する事項
本同窓会では、業務の遂行上、業務の全部又は一部を茨城大学同窓会連合会その他機関に委託する場合がありますが、個人情報の利用目的の範囲を超えた業務への利用はいたしません。
５ 第三者への個人情報の開示に関する事項
本同窓会では、次のいずれかに該当する場合を除き、その他の第三者に同窓生の個人情報を提供いたしません。また、会員の皆様におかれましても、お手持ちの会員名簿等を不用意に第三者に提供されないようご配慮願います。
① 第三者への開示について、事前に会員の承諾を得た場合。
② 業務の遂行上必要となる業務委託先に、機密保持契約を締結した上で開示する場合。
③ 法令の定めるところにより開示を求められた場合。
④ 茨城大学、茨城大学同窓会連合会等から運営協力を求められた場合。
⑤ その他人命に関わる等、緊急に必要性のある場合。
６ 開示に関する事項
本同窓会は、会員の皆様の個人情報をできる限り正確かつ最新の内容に保つよう管理いたします。会員から開示要求の申し出があった場合は、お送りいただいた本人確認のための書類と会員名簿とを照合し、会員に相違ないと判断した上で、保有する個人情報の開示を行います。
７ 個人情報の追加、変更、訂正又は利用の停止等に関する事項
本同窓会にご提供いただいた個人情報の追加、変更、訂正等をご希望の方は、下記までご連絡ください。その他につきましても、お問い合わせ内容とご連絡先を明記の上、郵便、ＦＡＸ又はＥ-mailにて本同窓会事務局までお送り下さい。お送りいただいた書類等と会員名簿とを照合し、会員に相違ないと判断した上でその内容を確認し、必要に応じてその対応をいたします。なお、お申し出いただいてからお返事までに日数を要しますが、ご了承ください。
＜お問い合わせ先＞
〒３１０－８５１２ 茨城県水戸市文京２丁目１番１号
茨城大学人文社会科学部内 茨城大学文理・人文学部同窓会事務局 ℡＆Fax （０２９）２２８－８５４６ E-mail： bjdousou@vc.ibaraki.ac.jp